Τι είναι το ERP

Μια λύση ERP βοηθάει μία επιχείρηση να:

Στην ουσία ένα σύστημα ERP, αποτελείται από επιμέρους ενσωματωμένες εφαρμογές (γνωστές ως modules), τις οποίες η επιχείρηση αξιοποιεί για να συγκεντρώνει, να αποθηκεύει, να διαχειρίζεται και σε τελική ανάλυση, να ερμηνεύει δεδομένα για πολλές (ιδανικά όλες) από τις δραστηριότητές της. Μερικά από τα modules ενός συστήματος ERP είναι:

Αυτή η δομή προσφέρει πολύ μεγάλη ευελιξία σε μια λύση ERP, αφού ουσιαστικά η ίδια η λύση προσαρμόζεται κάθε φορά, σύμφωνα με τις ανάγκες του εκάστοτε πελάτη.

Για παράδειγμα, ένα κατάστημα που δραστηριοποιείται μόνο στην πώληση προϊόντων, μπορεί να εγκαταστήσει μόνο τα modules που την αφορούν, όπως τη λογιστική, τη διαχείριση αποθήκης και των παραγγελιών. Από την άλλη, ένα εργοστάσιο χρειάζεται και διαχείριση παραγωγής, πρώτων υλών και προμηθευτών.

Μάλιστα, είναι σημαντικό να τονίσουμε ότι κάθε εταιρεία διαφέρει ως προς τις λειτουργίες της σε σχέση με μια άλλη, ακόμη κι αν ανήκουν στον ίδιο κλάδο. Η δυνατότητα ενός καλοσχεδιασμένου ERP –όπως αυτό της SoftΟne– να προσαρμόζεται ακριβώς στις ανάγκες του πελάτη, και μάλιστα χωρίς πολύ χρόνο και κόστος, είναι ένα πλεονέκτημα που μπορεί να κάνει τη διαφορά.

Επιπλέον, ένα σωστά σχεδιασμένο ERP θα πρέπει και να μπορεί να ικανοποιεί τις μελλοντικές ανάγκες της επιχείρησης. Με τον ίδιο τρόπο και με την ίδια ευκολία, θα πρέπει να μπορούν να ενεργοποιηθούν πρόσθετα modules στο μέλλον.

Όταν μια επιχείρηση έχει αναγνωρίσει τις γενικές και ιδιαίτερες ανάγκες της, και εξετάζει τις επιλογές της για μια λύση ERP, εκτός από το κόστος της λύσης και το κατά πόσο αυτή καλύπτει τις παραπάνω ανάγκες, έχει σημασία να εξετάσει και τα χαρακτηριστικά της ίδιας της λύσης, όπως και των επιπλέον υπηρεσιών που προσφέρει η εταιρεία ανάπτυξης ERP.Έτσι, θα πρέπει να συγκριθούν τα επιμέρους χαρακτηριστικά των ERP προγραμμάτων, καθώς και των εταιρειών ανάπτυξής τους, ώστε οι διαδικασίες μετάβασης, εγκατάστασης, εκμάθησης και τελικά χρήσης της εφαρμογής, να ολοκληρωθούν έγκαιρα και χωρίς προβλήματα.

Πιο συγκεκριμένα, τα χαρακτηριστικά και οι επιπλέον υπηρεσίες που πρέπει να εξεταστούν είναι:

Η αγορά του επιχειρηματικού λογισμικού μετακινείται από ιδιαίτερα μεγάλους και πολύπλοκους συνδυασμούς σε λύσεις ERP που είναι λιγότερο κοστοβόρες και περισσότερο χρηστικές, ενώ ταυτόχρονα προσφέρουν μεγαλύτερη ευελιξία.Μια λύση που κερδίζει όλο και περισσότερο έδαφος, είναι το ERP στο Cloud, ή όπως αλλιώς ονομάζεται, το SaaS ERP (Software as a Service ERP).

Τι είναι όμως το Cloud ERP; Η λύση αυτή είναι ιδιαίτερα δημοφιλής, διότι αντιμετωπίζει πολλές από τις προκλήσεις που συνδέονται με μεγάλες εγκαταστάσεις ERP. Πρακτικά, μία λύση Cloud ERP (ή εναλλακτικά, Cloud-based ERP) αξιοποιεί τις δυνατότητες που προσφέρει το internet αναφορικά με τη διαχείριση πόρων και την αποθήκευση δεδομένων, επιτρέποντας την εκτέλεση όλων των εργασιών διαχείρισης της επιχείρησης στο Cloud. Ένα Cloud ERP μπορεί να είναι έτοιμο να λειτουργήσει σε ελάχιστο χρόνο, διότι δεν εγκαθίσταται καθόλου λογισμικό στους servers της εταιρείας (όπως συμβαίνει στην on-premise εγκατάσταση). Επιπλέον, αναβαθμίζεται πολύ πιο γρήγορα και ο πελάτης λειτουργεί σε κάθε περίπτωση πάντα την τελευταία έκδοση.

Το Cloud ERP βοηθάει την επιχείρηση να μειώσει τα λειτουργικά της έξοδα, αφού όχι μόνο δεν απαιτείται πρόσθετο hardware, αλλά και η τιμολόγηση γίνεται στη βάση μίας συνδρομής (συνήθως σε ετήσια βάση και ανά χρήστη).

Στο σημείο αυτό, αξίζει να επισημανθεί ότι πρώτη η SoftOne καθιέρωσε το συνδρομητικό μοντέλο στην Ελλάδα και μάλιστα σε μια εποχή που η έννοια του Cloud ήταν άγνωστη τόσο για τις επιχειρήσεις, όσο και για τους τελικούς χρήστες. Ουσιαστικά, με το S1aaS (Soft1 as a Service), η SoftOne προσέφερε πρώτη λύσεις μηχανογράφησης με τη μορφή υπηρεσίας, ασχέτως εάν υπήρχε το Cloud ως σύστημα διανομής ή όχι.

Μια άλλη πολύ σημαντική παράμετρος του Cloud ERP, είναι ότι η πρόσβαση στα εταιρικά δεδομένα γίνεται από παντού και με οποιαδήποτε συσκευή.

Τέλος, η ασφάλεια των δεδομένων από την άποψη του disaster recovery plan, θα πρέπει να θεωρείται δεδομένη, αφού η εγκατάσταση του Cloud ERP βρίσκεται σε υπερσύγχρονα data centers.

Για παράδειγμα, η SoftOne χρησιμοποιεί την τεχνολογία Microsoft Azure και τους αντίστοιχους servers της Microsoft, ενώ ταυτόχρονα προσφέρει πλήρη έλεγχο και διαχωρισμό μεταξύ των δεδομένων και του λογισμικού, ώστε η λύση να είναι πλήρως συμβατή με τις οδηγίες της Ευρωπαϊκής Ένωσης και όχι μόνο.

Τα πλεονεκτήματα του Cloud ERP

Το Cloud ERP συμβάλλει αποδεδειγμένα στη μείωση του κόστους λειτουργίας της μηχανογράφησης της επιχείρησης. Μία λύση Cloud ERP:

Ωστόσο, τα πλεονεκτήματα του Cloud ERP είναι ακόμη περισσότερα και εκτείνονται πέραν της εξοικονόμησης στη λειτουργία της μηχανογράφησης.

Private ή Public Cloud;

Ανεξάρτητα από τα πλεονεκτήματα που προσφέρει, το Cloud ERP διακρίνεται σε 3 επιμέρους τύπους, ανάλογα με το που ακριβώς βρίσκεται η Cloud εγκατάσταση.

Public Cloud: Το συγκεκριμένο μοντέλο λειτουργεί σε data centers, τα οποία ανήκουν και διαχειρίζονται από τρίτες εταιρείες (Microsoft, Google, Amazon κ.λπ.). Αυτό πρακτικά σημαίνει πως δεν υπάρχουν καθόλου έξοδα διαχείρισης για την επιχείρηση-πελάτη. Πρόκειται για την ιδανική λύση για μικρές και μικρομεσαίες εταιρείες, με βασικό πλεονέκτημα την ταχύτητα υλοποίησης ενός συστήματος ERP, καθώς και την ευελιξία σε ότι αφορά το κόστος κτήσης του (pay as you go).

Τέλος, λόγω του τεράστιου μεγέθους των Public Clouds, οι επιχειρήσεις μπορούν να αυξομειώνουν τις απαιτήσεις τους σε υπολογιστική ισχύ, ανάλογα με τις ανάγκες τους, σε ελάχιστο χρόνο.

Private Cloud: Το Private Cloud αποτελείται από dedicated servers, οι οποίοι μπορεί να βρίσκονται είτε στις εγκαταστάσεις της επιχείρησης, είτε σε κάποιο τρίτο data center. Το Private Cloud παρέχει όλη την ευελιξία, την επεκτασιμότητα και την αποτελεσματικότητα του Public, ενώ επιπλέον παρέχει μεγαλύτερα επίπεδα ελέγχου και ασφάλειας, συνιστώντας ιδανική επιλογή για μεγάλους πολυεθνικούς και κυβερνητικούς οργανισμούς με πολύ αυστηρές πολιτικές σε ότι αφορά τη διαχείριση δεδομένων.

Επιπλέον, σε ένα Private Cloud, η επιχείρηση μπορεί να διαμορφώνει εύκολα την επεξεργαστική ισχύ, τον αποθηκευτικό χώρο, την ασφάλεια και τη δικτύωση, με απόλυτα συγκεκριμένες προδιαγραφές.

Ωστόσο, με αυτόν τον τρόπο, επιβαρύνεται με το κόστος δημιουργίας του Private Cloud, το οποίο μάλιστα ανεβαίνει σημαντικά όταν το τελευταίο βρίσκεται στις εγκαταστάσεις της επιχείρησης.

Hybrid Cloud: Η συγκεκριμένη προσέγγιση αποτελεί πρακτικά ένα συνδυασμό χαρακτηριστικών Public και Private Cloud, που αξιοποιεί τα πλεονεκτήματα και των 2 προσεγγίσεων με τον πλέον αποδοτικό τρόπο για μια επιχείρηση. Το Public Cloud μπορεί να χρησιμοποιείται για λιγότερο ευαίσθητα δεδομένα, ενώ αντίστοιχα το Private για τα data που θεωρούνται κρίσιμα για τις λειτουργίες της επιχείρησης. Το συγκεκριμένο μοντέλο λειτουργίας ενσωματώνει όλους τους υφιστάμενους πόρους, επιτυγχάνοντας μια εξαιρετικά ευέλικτη και οικονομικά αποδοτική λύση για την επιχείρηση. 

To ERP δεν απευθύνεται μόνο σε μεγάλες επιχειρήσεις. Αντιθέτως, ακόμα και οι πιο μικρές εταιρείες μπορούν να ωφεληθούν από τα πλεονεκτήματα που προσφέρει.

Από τη στιγμή που ο ιδιοκτήτης μιας επιχείρησης αντιλαμβάνεται ότι τo Excel ή/και ένα απλό πρόγραμμα λογιστικής δεν είναι πια αρκετά για τη διαχείριση των δραστηριοτήτων του, κρίνεται απαραίτητη η υλοποίηση μίας λύσης ERP. Βέβαια, η επιλογή δεν είναι καθόλου απλή και οι προβληματισμοί που μπορεί να έχει η επιχείρηση, είναι αρκετοί. Εκτός από τους διάφορους κατασκευαστές συστημάτων ERP, υπάρχουν και πολλές επιλογές εγκατάστασης (on-premise ή στο Cloud για παράδειγμα).

Ένα άλλο σημείο που προκαλεί προβληματισμό είναι κατά πόσον η υλοποίηση ενός συστήματος ERP, προϋποθέτει την ύπαρξη ή τη δημιουργία ενός τμήματος IT στην επιχείρηση. Η ύπαρξη ενός τέτοιου τμήματος είναι ιδιαίτερα χρήσιμη. Ωστόσο, η πρακτική που ακολουθείται συνήθως είναι ότι ο σύμβουλος της εταιρείας ανάπτυξης του συστήματος αναλαμβάνει τόσο την εγκατάσταση και το στήσιμο/παραμετροποίησή του, όσο και τη συντήρησή του που περιλαμβάνεται στο σχετικό συμβόλαιο.

Η υιοθέτηση ενός συστήματος ERP, συνεπάγεται και αλλαγή στον τρόπο με τον οποίο εργάζονται οι άνθρωποι της επιχείρησης, καθώς τα e-mail και τα φύλλα εργασίας του Excel αντικαθίστανται από έναν ενιαίο και προηγμένο τρόπο ροής καθημερινών tasks. Επίσης, καθοριστικής σημασίας για την επιλογή ενός συστήματος ERP και για την άντληση των πλεονεκτημάτων που αυτό προσφέρει, αποτελεί η ευκολία χρήσης του.